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PROTECCION DE DATOS PERSONALES 

EDGARDO J. MARTINEZ DE LA CRUZ Y CIA S. EN C.- HOTEL EDMAR. 

OBJETIVO 

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por HOTEL EDMAR en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

DEFINICIONES. 

Los siguientes términos están descritos en el Glosario de Términos en el Sistema Normativo:

1. Base de datos.

2. Base de datos automatizada.

3. Base de datos no automatizada.

4. Cesión de datos.

5. Custodia de la base de datos.

6. Dato personal.

7. Dato personal sensible.

8. Encargado del tratamiento.

9. Fuentes accesibles al público. Habeas Data.

10. Procedimiento de análisis y creación de información.

11. Procedimiento de disociación.

12. Principios para el tratamiento de datos.

13. Propietario de la base de datos.

14. Responsable del tratamiento.

15. Titular del dato personal.

16. Tratamiento de datos.

17. Usuario.

18. Violación de datos personales.

CONSIDERACIONES GENERALES. 

1. Las reglas contenidas en esta Norma se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información,

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de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en el HOTEL EDMAR y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

2. Las reglas adoptadas en esta Norma por el HOTEL EDMAR se adecuan a los estándares internaciones en materia de protección de datos personales.

3. El HOTEL EDMAR en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 1581 de 2012, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, expide la siguiente norma que contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la organización.

4. En cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012 y Ley 1273 de 2009, corresponde tanto a las directivas del HOTEL EDMAR así como a sus empleados y terceros contratistas observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto a de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar perjuicio a los titulares de la misma.

5. Para dar cumplimiento a las disposiciones legales, se expide la Norma que se consigna a continuación:

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TABLA DE CONTENIDO 

1. AMBITO DE APLICACIÓN…………………………………………………………..……4 

2. DESTINATARIOS……………………………………………………………………………4 

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES…….4 

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS……………………………..…..7 

5. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARACTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES ENCARGADOS……………………………………………8 

6. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACION, ACCESO, ACTUALIZACION, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION…………………………………………………………….11 

7. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES……………………13 

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES………………………………………….13 

9. PROHIBICIONES………………………………………………………………………….16 

10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS…………………………………17 

11. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES………………………………………………17 

12. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL………………………………………….17 

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD……………………………………………………….…..17 

14. ARTICULO 16 PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES……………………………….17 

15. ENTREGA DE DATOS PERSONLES A AUTORIDADES…………………………18 4

DESCRIPCION DE LA NORMA 

1. AMBITO DE APLICACION. 

Las disposiciones contenidas en esta norma se aplicaran al tratamiento de datos personales efectuado en el territorio Colombiano o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio nacional, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicaran a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia el HOTEL EDMAR, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales del HOTEL EDMNAR que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.

2. DESTINATARIOS. 

La presente Norma se aplicara y obligara a las siguientes personas:

2.1. Representante legal.

2.2. Personal interno del HOTEL EDMAR, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

2.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a HOTEL EDMAR bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectué cualquiera tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.

2.4. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual entre otras.

2.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de os datos personales.

2.6. Las demás personas que establezca la ley.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La protección de datos de carácter personal en el HOTEL EDMAR estará sometida a los siguientes principios con base en los cuales se determinaran los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretaran 5

de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a estas Normas los consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal, además de los siguientes.

3.1. Consentimiento informado o principio de libertad. 

El tratamiento de datos personales al interior del HOTEL EDMAR, solo puede hacerse con el consentimiento previo, expresado e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular.

3.2. Legalidad. 

El tratamiento de los datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.

3.3. Finalidad del dato. 

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legitima, acorde con la Constitución política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que exprese su consentimiento.

3.4. Calidad o veracidad del dato. 

Los datos de carácter personal recolectados por el HOTEL EDMAR deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

3.5. Transparencia. 

En el tratamiento de datos personales se garantizara el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información de la existencia de datos que le conciernen.

3.6. Pertinencia del dato. 

Los datos personales que recabe el HOTEL EDMAR deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtiene.

3.7. Acceso y circulación restringida. 

Los datos personales que recolecte o trate el HOTEL EDMAR serán usados por él, solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato 6

personal. Por tanto, no podrán ser cedidos, accedidos, transferidos ni comunicados a terceros.

Los datos personales bajo custodia del HOTEL EDMAR no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.

3.8. Temporalidad del dato. 

Agotada la finalidad para lo cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el HOTEL EDMAR deberá cesar su uso y por ende adoptara medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

3.9. Seguridad del dato. 

El HOTEL EDMAR, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptara las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. El HOTEL EDMAR, conforme la clasificación de los datos personales, implementara las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento.

3.10. Confidencialidad. 

El HOTEL EDMAR y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tiene la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aun finalizada la relación contractual. El HOTEL EDMAR implementara, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

3.11. Deber de información. 

El HOTEL EDMAR informara, a los titulares de datos personales, así como a los responsables y encargados el tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

3.12. Protección especial de datos sensibles. 

El HOTEL EDMAR solo recolectara datos personales de carácter sensible cuando ello será necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o comercial, o bien 7

provenga de autorización legal. La información personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. 

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información del HOTEL EDMAR, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin prejuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituyen una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

4.1. Derecho de acceso. 

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

4.2. Derecho de actualización. 

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

4.3. Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

4.4. Derecho de cancelación 

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

4.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento. 

El titular de los datos personales tiene derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a el HOTEL EDMAR para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

4.6. Derecho de oposición. 

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Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Gerencia del HOTEL EDMAR, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomara la decisión pertinente.

4.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones. 

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deber haber agotado el ejercicio de su derecho frente al HOTEL EDMAR conforme a la ley 1581 de 2012.

4.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos. 

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en el HOTEL EDMAR.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

4.8.1. Cuando sea requerida por entidad publica o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

4.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

4.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

4.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

4.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En esos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

5. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD E RESPONSABLES Y ENCARGADOS. 

5.1. Deberes para los responsables del tratamiento. 

Cuando el HOTEL EDMAR o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de los datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad. 9

a) Garantizar el titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente norma, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. El HOTEL EDMAR cumple con esta obligación a través de la adopción de esta Norma.

l) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.

Cuando el HOTEL EDMAR o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, debera cumplir los siguientes deberes sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

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b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d) Actualizar la informacion reportada por los responsables del tratamiento dentro de los ocho (8) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares. El HOTEL EDMAR cumple con dicha obligación a través de la adopción de la presente Norma.

g) Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE” en relación con la informacion personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSIÓN JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular informacion que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén autorizadas.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de seguridad” y existan riesgos en la administración de información de los titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento. 

Además de los deberes antes descritos en cabeza del HOTEL EDMAR y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata EL HOTEL EDMAR.

b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a la base de datos que contengan los datos personales.

c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.

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d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Norma por parte de los destinatarios de la misma.

e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.

f) Aplicar esta Norma sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de seguridad de la información”.

g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidas en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.

j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

6. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACION, ACCESO, ACTUALIZACION, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION. 

En desarrollo el derecho constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, El HOTEL EDMAR adopta el siguiente procedimiento:

6.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditara esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular está representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento de contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

6.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por el HOTEL EDMAR para el ejercicio del Habeas Data. El HOTEL EDMAR podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

6.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente informacion:

6.3.1. Nombre e identificación del titular el dato personal y de sus representantes, de ser el caso.

6.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria el consentimiento. En cada caso la 12

petición deberá estar razonablemente fundamentada para que el HOTEL EDMAR proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.

6.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

6.3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicado, el HOTEL EDMAR así lo comunicara al interesado dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que se presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. El HOTEL EDMAR podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicara si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, El HOTEL EDMAR indicara que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”.

El HOTEL EDMAR, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quinde (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciara el HOTEL EDMAR cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince(15) días hábiles, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días hábiles.

El HOTEL EDMAR, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informara tal situación al titular o interesado en el dato personal y comunicara al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

El HOTEL EDMAR documentara y almacenara las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. 13

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y reclamos aquí descrito.

7. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES. 

El HOTEL EDMAR, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionara cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos del HOTEL EDMAR.

El registro central de bases de datos personales permitirá:

7.1. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos del HOTEL EDMAR. A cada base de datos se le asignara un número de registro.

7.2. La inscripción de las bases de datos personales indicara : (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área del HOTEL EDMAR que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos;(v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene;(vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información del HOTEL EDMAR; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición del HOTEL EDMAR como responsable o encargado del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe;(x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado del HOTEL EDMAR custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.

7.3. De manera mensual se registraran, para efectos de cumplimiento y control, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejara constancia por el custodio de la misma.

7.4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por el HOTEL EDMAR, serán documentadas en este registro central.

7.5. El registro indicara las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de base de datos personales, indicando el origen de la misma. 14

7.6. La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medias técnicas adoptadas por el HOTEL EDMAR para hacer efectiva la cancelación.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de EL HOTEL EDMAR, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros:

8.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.

El HOTEL EDMAR tratara los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

8.1.1. Tratamiento antes de la relación laboral. 

El HOTEL EDMAR informara, a las personas interesadas en participar en el proceso de selección las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida paran entregar dicha información a terceros y para cualquier otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

El HOTEL EDMAR, una vez agote el proceso de selección, informara el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por el HOTEL EDMAR respecto de quienes no fueron seleccionados, será eliminada del sistema de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

El HOTEL EDMAR cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulara en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta norma.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en el HOTEL EDMAR, serán almacenados en archivos determinados para tal efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes del HOTEL EDMAR y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. 15

8.1.2. Tratamiento de datos durante la relación laboral. 

El HOTEL EDMAR almacenara los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por la gerencia.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en el HOTEL EDMAR. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al asesor jurídico evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión o autorizada de datos personales.

8.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. 

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, el HOTEL EDMAR procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altos, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

El HOTEL EDMAR tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación de la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

8.2. Tratamiento de datos personales de proveedores. 

El HOTEL EDMAR solo recabara de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija al HOTEL EDMAR, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor- persona física- consecuencia de un proceso de selección, este efectuara con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

El HOTEL EDMAR recolectara de sus proveedores los datos personales de los empleados de está, que sean necesarios, pertinente y no excesivos, que por motivos de seguridad e idoneidad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por el HOTEL EDMAR, tendrán como única finalidad verificar la idoneidad y competencia de tales 16

empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, el HOTEL EDMAR podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

8.3. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. 

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con el HOTEL EDMAR accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados del HOTEL EDMAR y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptaran en lo pertinente los dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique el HOTEL EDMAR según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. El HOTEL EDMAR verificara que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes, y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

9. PROHIBICIONES.

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de HOTEL EDMAR, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

9.1. HOTEL EDMAR prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de HOTEL EDMAR.

El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados del HOTEL EDMAR acarreara las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con el HOTEL EDMAR dará lugar a la terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

9.2. El HOTEL EDMAR prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de HOTEL EDMAR. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

9.3. El HOTEL EDMAR prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato.

9.4. El HOTEL EDMAR prohíbe el tratamiento se datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberá asegurar los derechos prevalentes que la Constitución 17

Política reconoce a estos, en armonía con el Código de Infancia y Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el caso.

10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS. 

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. ROLES Y RSPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES. 

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de HOTEL EDMAR, está en cabeza de todos los empleados de las áreas que manejen procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, en consecuencia deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información del HOTEL EDMAR.

12. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL. 

En el tratamiento de datos personales que efectué el HOTEL EDMAR, la permanencia de los datos en el sistema de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia agotada la finalidad para lo cual se recolectaron los datos, el HOTEL EDMAR procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD. 

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, el HOTEL EDMAR adoptara medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.

En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, el HOTEL EDMAR adoptara una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

14. ARTICULO 16. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES. 

El HOTEL EDMAR comunica a los destinatarios de esta norma el régimen de sanciones previsto por la ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales: 18

“ ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento las siguientes sanciones:

“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las origino.

“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicaran los correctivos que se deberán adoptar.

“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el termino de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Gerencia de HOTEL EDMAR, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la empresa y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana.

15. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES. 

Cuando las autoridades del Estado soliciten a el HOTEL EDMAR el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificara la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentara la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a l entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplica los datos personales entregados y los riesgos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.


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